アナログ文書をデータ化
- 見積書・請求書・報告書などの紙の文書をデジタルのデータにする
- デジタルにしたデータは分琉に応じて特定のフォルダに保管
- ルール化したファイル名で保管する(用途・日付・取引相手・金額など)
- ハードディスクに保管する
- Gドライブなどのクラウドにも同じデータを保存しておく(2重化)
デジタルデータを使いまわす
- 見積データを利用して請求データにする
- 見積データを他の会社への見積にも使いまわす
- 報告書を別の要件にも使いまわす
- フォルダ内の見積書データをエクスプローラ機能で一覧表にする
デジタルデータを利用して業務改善
作業を早くこなす(事務作業時間の短縮化)→実務時間と休息時間を増やす
作業のミスを軽減する
見やすい表や文書で見落としをなくす
スムーズな連絡業務でミスを軽減
共有クラウドで文書・計画などを共有
経営数字(売上、支払い、帳簿など)を簡単に入力
経営数字をもとに収益計算、キャッシュフローの見える化を促進
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